De relevantie van assessments bij een nieuwe manier van werken voor Staedion

Stel, je schrijft als woningcorporatie een nieuw ondernemingsplan, waaruit een nieuwe leefbaarheidsstrategie komt rollen om de veerkracht van wijken te vergroten en de leefbaarheid te versterken. Maar uit intern onderzoek blijkt dat de manier waarop de directie Wonen & Samenleven is ingericht en de manier waarop de daaronder vallende Thuisteams functioneren niet toekomstbestendig zijn. Wat doe je dan?

Het beste antwoord bleek te bestaan uit hervormingen die zich richten op de wijze van werken en het inrichten van de werkzaamheden. Doorvertaald betekent dit een herijking van taken en rollen op functieniveau, met nieuwe vacatures en veel interne wisselingen als gevolg. Hoe je dat dan weer aanpakt, zónder dat het ten koste gaat van de aandacht die iedere medewerker verdient, dat was waar Imelda Westerhof, Interim Thuisteammanager en Jennifer Vink, Recruitment Business Partner bij Staedion, een antwoord op mochten gaan vinden. Wij vroegen hen hoe dat verliep én welke rol de assessments van Van Harte & Lingsma daarin speelden.

De aanleiding

Bij Staedion werd een nieuwe leefbaarheidsstrategie ontwikkeld waarin de verschillende domeinen van leefbaarheid werden benoemd en daarnaast beschreef het op welke domeinen Staedion verantwoordelijkheid neemt, namelijk: Participatie, Leefomgeving, Veiligheid en Woningvoorraad. Die leefbaarheidsstrategie formuleerde een aantal belangrijke uitgangspunten, waaronder preventief werken, inzet naar urgentie en de bewoner centraal. Binnen Staedion werd er ook al enkele jaren gesproken over de herinrichting van de directie Wonen & Samenleven. Binnen deze directie wordt in belangrijke mate invulling gegeven aan de nieuwe leefbaarheidsstrategie en de tactische doorvertaling hiervan in beleid en processen. Om deze toekomstige rol goed te kunnen vervullen, moest er een transitie plaatsvinden naar een nieuwe inrichting en een nieuwe manier van werken.

“De eerste uitdaging was om alles overzichtelijk te maken en om daarmee orde te creëren in de chaos binnen de formatie van de functies.”

– Imelda Westerhof, Interim Thuisteammanager bij Staedion

De oude situatie

De zogeheten Thuisteams, die binnen Staedion onder de directie Wonen & Samenleven vallen, functioneerden niet op een manier die pasten bij de nieuwe leefbaarheidsstrategie. Imelda Westerhof: “De eerste uitdaging was om alles overzichtelijk te maken en om daarmee orde in de chaos te creëren binnen de formatie van de functies. Er zaten een aantal mensen niet op de juiste plek, er werd binnen de Thuisteams te veel naar eigen inzicht en zonder sturing gehandeld. Bovendien waren er aan de ene kant een aantal functies overbodig en ontbraken er aan de andere kant duidelijk een aantal belangrijke functies.” Resultaat: er kwamen negen compleet nieuwe functies bij, twee functies kwamen te vervallen en maar liefst zeven functies werden inhoudelijk gewijzigd. Met heel veel interne wisselingen in de organisatie tot gevolg. “Om dit in goede banen we leiden, hebben we in het advies aan de ondernemersraad meegenomen dat er voor het vervullen van iedere vacature een assessment gedaan zou worden bij de solliciterende werknemer. Daarvoor hebben we Erika Zeulevoet ingeschakeld, Manager Assessments bij Van Harte & Lingsma.”

De assessments

In samenwerking met Erika is de opbouw van de assessments bepaald. Imelda: “Naar aanleiding van de competenties die we per functie benoemd hadden, hebben we in samenspraak met Erika afgestemd wat er uit de assessments moest komen. De manier waarop zij doorvroeg over wat we precies wilden bereiken, hielp daar enorm bij. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen dat er zowel een uitspraak over geschiktheid als over de ontwikkelbaarheid van de sollicitanten naar voren moest komen. Zeker voor de interne sollicitanten voor de nieuwe functies waren deze assessments een mooie tool. Assessments kennen de sollicitanten niet en hebben dus geen vooroordelen, waardoor het altijd een eerlijk beeld oplevert.” Over wat die sollicitanten van de assessments vonden, weet Jennifer Vink, Recruitment Business Partner bij Staedion te vertellen: “Eigenlijk kun je de beoordeelden opdelen in drie groepen. De grootste groep kon zich erg goed vinden en had veel baat bij de uitkomst van de assessments. Een kleine groep kon zich er matig in vinden én dan was er ook nog een deel dat zich helemaal niet kon vinden in de uitslag. Voor die laatste groep gold dan vaak ook dat er een gebrek aan zelfreflectie was. Treffend genoeg stond dit dan ook omschreven in de uitslag van het assessment.”

“Het maakt een slechtnieuwsgesprek zeker niet leuker om te voeren, maar het biedt voor jezelf, maar ook voor degene waar het over gaat wel extra houvast in zo’n gesprek.”

– Jennifer Vink, Recruitment Business Partner bij Staedion, over een van de voordelen van de assessments

Het proces

Jennifer, die in november 2022 startte bij Staedion en die alle vacatures onder haar beheer kreeg, kwam voor een flinke taak te staan. Ze licht toe: “Op het moment suprême van de reorganisatie zei de toen actieve HR Business Partner haar baan op. Gelukkig kwam er op een bepaald moment wel een interim HR Business Partner die een deel van de taken opving.” Jennifer woonde alle eerste gesprekken bij en coördineerde vervolgens samen met Erika het inplannen en uitvoeren van de assessments. Ze vult aan: “Het inplannen van de assessments vormde de grootste uitdaging, aangezien er erg veel moesten plaatsvinden in een korte tijd en bij ieder assessment natuurlijk meerdere agenda’s een rol spelen. De korte lijnen, flexibele houding en goede communicatie vanuit Erika speelde een belangrijke rol in de succesvolle uitvoering van alle assessments.” Het heeft positief bijgedragen aan de transitie en vaak was het een fijne leidraad in het beslissingsproces. Jennifer: “Het maakt een slechtnieuwsgesprek zeker niet leuker om te voeren, maar het biedt voor jezelf, maar ook voor degene waar het over gaat wel extra houvast in zo’n gesprek.”

De nieuwe situatie

Uiteindelijk is er in vier maanden tijd een enorm groot deel van de wisselingen volledig uitgevoerd. Jennifer: “Uiteindelijk zijn er voor 16 vacatures in totaal 30 assessments uitgevoerd en is veruit het grootste deel van de functies naar behoren gevuld. Vanuit de geplande transitie zijn er nog twee vacatures in te vullen, maar daarvan zijn we met de sollicitanten in de afrondende fase. Daarnaast zijn er nog een aantal functies vacant geworden doordat mensen intern zijn doorgeschoven. En het blijft natuurlijk een doorlopend proces. Zeker voor bepaalde functies, zoals die van managers en andere leidinggevende rollen, is de intentie om gebruik te blijven maken van de assessments van vanHarte&Lingsma. Het heeft zijn werking inmiddels wel bewezen.”

“Plan het strak in. Schrijf desnoods in de vacaturetekst al wanneer eventuele assessments plaats zouden kunnen vinden.”

– Jennifer Vink, Recruitment Business Partner bij Staedion, over een van de voordelen van de assessments

Advies aan andere woningcorporaties

Woningcorporaties spelen een hele belangrijke rol op de woningmarkt. De heilige driehoek voor volkshuisvesting voor alle corporaties is investeren in betaalbaarheid, beschikbaarheid en kwaliteit. De verwachting is dat woningcorporaties hun opgave niet volledig kunnen realiseren in de komende jaren. Er zullen strategische keuzes gemaakt moeten worden. Van alle drie zomaar wat doen is geen optie. Het kabinet heeft ruimte gegeven aan corporaties om te investeren, met mogelijke transities binnen de corporatie tot gevolg. Aan recruiters die vanuit strategische veranderingen in eenzelfde transitie terechtkomen, wil Jennifer de volgende tip wel geven: “Plan het strak in. Schrijf desnoods in de vacaturetekst al wanneer eventuele assessments plaats zouden kunnen vinden. Zo sorteer je voor op het inplannen van die assessments, waardoor het gestroomlijnder verloopt. Dat is niet alleen fijn voor je eigen planning, maar ook voor die van de sollicitant.”

“We blijven de assessments gebruiken, want het heeft z’n werking bewezen.”

Over Staedion
Staedion is een woningcorporatie en verhuurt 44.000 woningen, winkels, bedrijfsruimten en parkeerplaatsen in de regio Haaglanden, waarvan het grootste deel uit woningen bestaat. Met een maatschappelijk hart dragen ze bij aan het geluk en de gezondheid van hun huurders door het bieden van een veilig en betaalbaar thuis. Hun visie: wonen gaat over mensen. Samen met hun huurders en partners werken ze aan een prettige woonomgeving en daarin zijn ze voortvarend. Ze renoveren en verduurzamen woningen en maken zich sterk voor het bouwen van maar liefst 7.500 nieuwe woningen. Zo vechten ze tegen afnemende leefbaarheid én woningnood.

Benieuwd naar onze Assessments? Lees meer over ons leiderschapsassessment, ontwikkelassessment of selectie-assessment.