Hoe zorg ik voor een effectieve vergadering?

Het is maandagmiddag vijf voor drie. Je loopt de vergaderruimte in, waar de frisse lucht al twee vergaderingen eerder is verdwenen. Je collega’s zitten erbij variërend van hyperactief door drie koppen koffie tot fysiek nog net aanwezig. Je begint de vergadering, tegen beter weten in. Op weg naar huis denk je: had ik maar naar dat onderbuikgevoel geluisterd. De vergadering sleepte zich voort, alle agendapunten zijn behandeld, maar je voelt dat er veel meer uit gehaald had kunnen worden. Herkenbaar?

Door Gerda van Galen

Je bent niet de enige. Veel mensen zoeken naar manieren om hun vergaderingen effectiever en efficiënter te maken. Ze googelen op termen als ‘tips voor effectiever vergaderen’ of ‘efficiënt vergaderen tips’ en komen al snel bij artikelen met titels als ‘efficiënt vergaderen tips’ en lezen adviezen zoals duidelijke rollen, een gestructureerde agenda en het maken van actiepunten. Allemaal nuttig, maar niet voldoende. Ben jij op zoek naar tips om echt resultaatgericht te vergaderen? Dit artikel biedt een praktische handleiding voor hoe je vergaderingen op een effectieve manier kunt inrichten, met oog voor zowel de inhoud, procedure als het proces.

Durf te benoemen wat je ziet

Karlijn Ooms, trainer bij vanHarte&Lingsma, krijgt regelmatig de vraag van haar deelnemers: “Hoe zorg ik voor een effectieve vergadering? Hoe kun je resultaatgericht vergaderen?” Ze legt uit: “In het Nederlandse vergaderlandschap ligt de focus meestal op de inhoud. Maar een effectieve vergadering gaat verder dan dat; het gaat ook om procedure en proces.”

“In het proces komt emotionele intelligentie altijd terug, en dat vind ik heel interessant,” vervolgt Karlijn. “Los van de inhoud, hoe waardevol is het als iemand in de vergadering het initiatief neemt om te observeren hoe iedereen erbij zit? Hoe is de energie? Hoe is de sfeer? Als dit niet goed zit, heeft dat direct invloed op de effectiviteit van de vergadering. De meest krachtige interventies gebeuren op het moment dat je denkt: ‘Wat is er eigenlijk gaande in het hier en nu?’ en dit ook expliciet maakt in de groep.”

Het is spannend om zulke observaties te benoemen, maar het levert vaak verrassende resultaten op. De eerste stap naar beter vergaderen is dus het durven benoemen van wat je ziet en voelt. Maar hoe pak je dat aan?

Wat is emotionele intelligentie en hoe zet je het in?

EQ voor jou al gesneden koek? Sla deze alinea dan gerust over.

Om te observeren dat er iets gebeurt of er een onderstroom is die invloed heeft op de effectiviteit van de vergadering hebben we het vaak over emotionele intelligentie. Emotionele intelligentie (EQ) verwijst naar het vermogen om je eigen emoties en die van anderen te herkennen, begrijpen en reguleren. Het helpt je om effectiever te communiceren, empathie te tonen, conflicten op te lossen en gezonde relaties op te bouwen. EQ bestaat uit vijf kerncomponenten:

1. Zelfbewustzijn: Je eigen emoties herkennen en begrijpen.
2. Zelfregulatie: Je emoties beheersen en aanpassen aan de situatie.
3. Motivatie: Gedreven zijn door innerlijke doelen.
4. Empathie: De emoties van anderen begrijpen en hierop inspelen.
5. Sociale vaardigheden: Effectief omgaan met anderen en relaties opbouwen.

Tijdens vergaderingen kan EQ een cruciale rol spelen in het proces van effectief en efficiënt vergaderen. Hier zijn voorbeelden waarop je het kunt inzetten om de volgende vergadering soepeler te laten verlopen:

Zelfbewustzijn inzetten:

Wees je bewust van je eigen emoties en houd ze onder controle. Voel je bijvoorbeeld spanning, benoem dat. Dit helpt om de sfeer open en eerlijk te houden.

Zelfregulatie toepassen:

Reageer kalm op uitdagende situaties. Als een discussie escaleert, blijf rustig en gebruik een open houding om de situatie te de-escaleren. Je richten op je ademhaling kan je daar bijvoorbeeld bij helpen.

Empathie tonen:

Let op de emoties en lichaamstaal van anderen. Vraag hoe zij zich voelen en geef ruimte aan hun behoeften. Dit helpt om spanningen te verminderen en verbinding te creëren. Het is goed om in gedachten te houden dat empathie iets anders is dan helemaal meegaan in iemands emotie.

Motivatie en betrokkenheid stimuleren:

Gebruik positieve energie en doelgerichtheid om de vergadering op een constructieve manier te sturen. Motiveer anderen om hun perspectief te delen, bijvoorbeeld door open vragen te stellen.

Sociale vaardigheden gebruiken:

Faciliteer open communicatie en moedig iedereen aan om actief deel te nemen. Bouw bruggen tussen verschillende standpunten en help de groep om samen tot een besluit te komen.

Door je EQ in te zetten, kun je een vergadercultuur creëren die niet alleen productief is, maar waarin mensen zich ook gehoord en gewaardeerd voelen.

Houd het bij jezelf

“Om dit goed toe te passen, is het belangrijk om het bij jezelf te houden,” adviseert Karlijn. “Wat helpt, is het benoemen van wat jij voelt of ziet. Op die manier is er minder ruis of aanleiding tot conflict. Stel dat je bijvoorbeeld merkt dat de energie laag is. Je kunt zeggen: ‘Ik merk dat de energie in de groep laag is.’ Maar je kunt het ook bij jezelf houden door te zeggen: ‘Ik merk dat mijn energie wat laag is. Herkennen jullie dat?’”

Door de observatie bij jezelf te houden, maak je het laagdrempeliger voor de andere deelnemers om te reageren. Je creëert hiermee een veilige sfeer waarin iedereen zich uitgenodigd voelt om zijn of haar gevoel te delen. Dit draagt bij aan de openheid en transparantie in de vergadering.

Hier komt het gebruik van de juiste woorden en interventies om de hoek kijken. “Elke interventie die je doet in een vergadering heeft invloed op de rest van de aanwezigen en het grotere geheel. Maar bedenk je: geen actie is ook actie. Elke keer dat jij je mond niet opentrekt, heeft dat ook invloed.”

Door niet alleen mentaal, maar met je hele wezen aanwezig te zijn, zul je merken dat er veel meer verbinding ontstaat. Dat betekent: luisteren met je oren, maar ook met je ogen, hart en buik. Dit vergroot de kans dat je niet alleen hoort wat er gezegd wordt, maar ook begrijpt wat er bedoeld wordt. En dat zorgt voor diepere verbinding en betere uitkomsten. Zo kun je echt doelgericht vergaderen.

In 7 stappen naar een effectieve vergadering

Hieronder niet een standaard lijstje met 10 tips voor een goede vergadering, maar in 7 stappen naar doelgericht vergaderen. Wil je direct aan de slag met het verbeteren van je vergaderingen? Volg dan deze zeven stappen:

1. Voorbereiden met een open blik

Het klinkt eenvoudig: een agenda en een lijst met deelnemers. Maar vraag jezelf af: wat is het échte doel van deze vergadering? Wie moet er écht bij zijn? Ga voorbij de standaardlijsten en nodig alleen mensen uit die relevant zijn voor het doel van de vergadering. Wees hierbij open in de communicatie waarom je sommige mensen niet uitnodigt, om een gevoel van uitsluiting te voorkomen. Dit zorgt niet alleen voor een effectievere bijeenkomst, maar ook voor meer betrokkenheid.

2. Verbinding maken met jezelf en de groep

Een effectieve vergadering vraagt om een goede balans tussen inhoud en proces. Begin de vergadering bijvoorbeeld met een ‘check-in’: hoe voelt iedereen zich vandaag? Dit klinkt misschien als een soft begin, maar het zorgt voor een open sfeer waarin iedereen zich gehoord voelt. Ben je zelf gespannen of geïrriteerd? Deel dit. Het benoemen van je eigen gevoelens kan wonderen doen voor de dynamiek in de groep.

3. De kracht van emotionele intelligentie

Een goede leider kan niet alleen de inhoud managen, maar voelt ook aan wat er speelt in de groep. Merk je dat de energie inzakt? Vraag het de groep. “Hoe zitten jullie erbij? Moeten we even pauzeren?” Door dit te benoemen, geef je ruimte aan wat er werkelijk gebeurt en vergroot je de effectiviteit van de vergadering. Wees niet bang om stiltes te laten vallen. Vaak komt daar de meest waardevolle informatie uit.

4. Communiceren op vier niveaus

vanHarte&Lingsma werkt met een model van vier communicatieniveaus: mentaal, emotioneel, fysiek en intrinsiek. In een vergadering zie je vaak alleen het mentale niveau: de inhoud, feiten en cijfers. Maar let ook op de non-verbale signalen (fysiek) en de sfeer (emotioneel). Is er een ongemakkelijk gevoel of lijkt iemand niet volledig aanwezig te zijn? Benoem dit. Het kan zijn dat er iets anders speelt, zoals een persoonlijke zorg in het gezin (collectief niveau). Door deze lagen te erkennen en te adresseren, verhoog je de verbondenheid en betrokkenheid, de kwaliteit van de interactie en de uiteindelijke resultaten van de vergadering.

5. Oefen invloed uit zonder te forceren

Vergaderingen zijn geen eenmansshow. Het gaat erom dat je de invloed die je hebt, goed gebruikt. Durf de regie te pakken, maar geef ook ruimte. Als je merkt dat een gesprek de verkeerde kant opgaat, kun je dit benoemen zonder de flow te verstoren. Bijvoorbeeld door te zeggen: “Dit is een interessante discussie, maar misschien moeten we dit later voortzetten en nu terug naar het hoofdonderwerp.” Merk je dat er een discussie ontstaat of een zijpad bewandeld wordt dat op dat moment relevanter is dan het eigenlijke onderwerp? Durf er dan ook de ruimte aan te geven.

6. Reflecteer en leer van elke vergadering

Elke vergadering biedt kansen om te leren. Neem na afloop de tijd om te reflecteren: wat ging goed? Wat kon beter? En vooral: hoe voelde het? Vraag ook feedback van de deelnemers. Ga hierbij dieper dan de standaard feedbackvragen en laat hier de vier niveaus ook in terugkomen. Hiermee laat je zien dat je openstaat voor verbetering en dat je de vergadering serieus neemt.

7. Investeer in jezelf

Vergaderen is iets waar we toch stiekem best veel uren van ons leven aan besteden. Toch gun je jezelf vaak niet de tijd om echt aan de slag te gaan met de vaardigheden om het beste uit die tijd te halen. Ga concreet aan de slag met de tips uit dit artikel, zoek een collega die hier ook enthousiast van wordt om er samen mee aan de slag te gaan en gun jezelf de tijd om effectief te leren vergaderen.

Jezelf verder ontwikkelen

Bij vanHarte&Lingsma geloven we dat echte verandering begint bij jezelf. Of het nu gaat om een vergadering leiden of om jezelf als mens te ontwikkelen, het vraagt om zelfkennis en moed. Alleen zo maak je echt het verschil.

Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd naar de trainingen van vanHarte&Lingsma? Maak kennis met onze trainingen door mee te doen aan onze online proeverij! Tijdens de proeverij is ruimte voor jouw leervragen, vragen over onze trainingen en over vanHarte&Lingsma in het algemeen. We delen graag kort met je onze visie op trainen en laten je door een oefening meteen proeven van onze werkwijze. Zo kom je er achter welke training matcht met jouw leervraag. Jouw vraag is dus bepalend voor waar we de aandacht op leggen. Wie weet word je ook op ideeën gebracht en geïnspireerd door de leerwensen van anderen.

Wil jij je aanmelden? Hier vind je meer informatie.