Hoe je met efficiënte communicatie juist níet effectief bent  

Je vraagt je misschien af waarom ik als (communicatie)trainer zo’n kopregel kies en waarom ik soms zelfs pleit voor minder efficiënte communicatie op de werkvloer. Ik leg het je uit.  

Stuur jij je collega’s vaak even snel een appje of email met daarin de vraag of ze taak X of Y willen oppakken, zodat jij weer snel aan het werk kunt? Bellen vind je vaak te lang duren en een vergadering inplannen vind je al helemaal overbodig. Er wordt al veel te veel vergaderd. Niet efficiënt toch? 

Het is begrijpelijk dat je zo denkt. Vooral als je, net als ik, resultaatgericht bent ingesteld. Toch kan je resultaatgerichtheid en het daarbij behorende ‘efficiëntheidsdenken’ je behoorlijk in de weg zitten om resultaten te behalen op de lange termijn. 

Hoe efficiënter, hoe meer resultaat, dacht ik 

Dankzij nieuwe technologieën (denk aan videobellen en taken delegeren met handige softwarepakketten) kunnen we steeds efficiënter werken. Dat is hartstikke handig, helemaal nu we thuiswerken, alleen zitten er ook nadelen aan efficiënt werken. 

In mijn vorige baan kreeg ik de uitdaging om vanuit het niets een afdeling in Australië en Nieuw-Zeeland op te zetten. Ik wilde mezelf bewijzen en probeerde zo efficiënt mogelijk te communiceren op resultaat. Ik had de overtuiging dat ik gelukkig zou zijn als ik resultaat zou behalen. Hierdoor e-mailde of appte ik mijn collega’s liever dan dat ik ze belde, want dat is veel efficiënter. Maar hierdoor sprak ik ze steeds minder, en als ik ze dan al sprak, ging het eigenlijk altijd over werk. Soms was ik zelfs zo gefocust op de taak, dat ik vergat dat mijn collega’s geen terugmailende of –appende robots waren, maar mensen van vlees en bloed met dromen, gevoelens en de behoefte om te verbinden. Door deze manier van communiceren werd op de lange termijn de samenwerking steeds afstandelijker. Want als je alleen maar heel efficiënt communiceert op resultaat, dan kom je op den duur over als een robot en zullen steeds meer collega’s het minder fijn vinden om met je samen te werken. Ik boekte dus wel resultaat, maar echt gelukkig werd ik er niet van 

Kortom, door te efficiënt te communiceren op resultaat, loop je het risico dat je te weinig aandacht besteedt aan je collega’s. En dit zal de samenwerking verslechteren. En een slechte samenwerking leidt uiteindelijk tot slechte resultaten. 

Themagecentreerde interactie  

Tijd om een model erbij te pakken dat ik tijdens mijn trainingen gebruik. Dit geeft namelijk in een keer weer waar het vaak misgaat als je te efficiënt communiceert op resultaat. 

Volgens de theorie van Themagecentreerde Interactie (TGI) is het belangrijk dat je in de samenwerking dynamisch balanceert tussen vier factoren die altijd aanwezig zijn. Met andere woorden, deze vier factoren heb je allemaal aandacht te geven:  

• TAAK (resultaten, doel) 
• IK (kwaliteiten, valkuilen en welbevinden van de individu) 
• WIJ (de relaties en interacties tussen de collega’s) 
• CONTEXT (alle factoren uit de omgeving die invloed hebben, bijv. Corona) 

In deze tijd, waarin corona elke dag voorbijkomt, en veel mensen thuiswerken, valt het mij op dat we vaak fixeren op de TAAK (zichtbare resultaten boeken) en op de CONTEXT (corona). Hierdoor is er veel minder aandacht voor de IK en de WIJ. Terwijl dit juist zo belangrijk is. Want in deze tijd, waarin we genoodzaakt zijn minder mensen te zien, missen we een gemeenschapsgevoel en echte verbinding. Hierdoor zijn we diep van binnen steeds meer alleen. Veel mensen zijn geneigd dit op te lossen door zich te focussen op zichtbare resultaten boeken, echter het effect hiervan is dat we steeds meer van elkaar vervreemden.  

Door wat minder efficiënt te communiceren op resultaat ontstaat er tijd en ruimte om ook eens te communiceren op de IK (Hoe gaat het echt met de ander?) of op de WIJ (Hoe werken we eigenlijk samen en hoe is de sfeer?). Dit kost je op de korte termijn meer tijd om iets voor elkaar te krijgen, maar op de lange termijn zorgt dit voor een prettige samenwerking. En dat draagt weer bij aan je werkgeluk. Veel belangrijker toch?  

Ik ben benieuwd waar jij de komende week aandacht aan gaat geven. 

Wil je meer lezen over Themagecentreerde interactie? Lees dan ook dit artikel.