Je hebt feedback voor een collega. Je weet precies wat je wilt zeggen. Maar zodra je tegenover die persoon zit, begin je te verzachten. Je zegt “misschien” waar je “ik merk” bedoelt. Je begint in algemeenheden te praten in plaats van de ik-vorm. Na afloop merk je: de boodschap is niet aangekomen.
Trainer Joris van de Griendt herkent het patroon. Hij zegt hierover: “Ik zou het woord tactvol nooit gebruiken in mijn trainingen, omdat je het ook kunt interpreteren als ‘om de boel heen draaien’. Een heldere boodschap, ook als het spannend wordt is een respectvolle en duidelijke manier van communiceren. Waarbij je natuurlijk wel nadenkt over hoe je de boodschap brengt en aansluiting bij de ander zoekt.”
In deze blog lees je hoe je vaagheid voorkomt en hoe je een boodschap helder en krachtig brengt zonder daarbij de ander uit het oog te verliezen.
Laten we even stilstaan
Tactvol communiceren wordt vaak geïnterpreteerd als de boodschap inpakken. Voorzichtig zijn. De scherpe randjes eraf halen. Joris zegt hierover: het gaat niet om de boodschap verzachten. Het gaat om een goede bedding creëren zodat de boodschap goed landt.
Joris: “Je kunt zeggen: ik vind het spannend om deze feedback te geven, want de vorige keer was je behoorlijk van slag. Maar de feedback zelf moet je niet tactvol geven. Dan is het belangrijk om duidelijk te zijn, bijvoorbeeld: ik heb er echt last van dat je iedere keer je afspraken niet nakomt.”
De bedding mag zacht zijn, maar de boodschap moet helder zijn. Wie dat onderscheid niet maakt, eindigt met een gesprek waarin de kans dat de boodschap bij de ander goed overkomt klein is.
Waarom is helder communiceren zo lastig?
De meeste mensen willen aardig gevonden worden. Dat is menselijk en normaal. Maar het heeft een keerzijde: je past je woorden aan nog voordat je ze uitspreekt. Je gebruikt twijfeltaal. Woorden als “eigenlijk”, “in principe”, “misschien”, “een beetje”. Verkleinwoorden. Algemeenheden in plaats van concrete punten.
Joris: “In plaats van te zeggen ‘ik heb er last van’, zeggen mensen dan: ja, dat kan voor mensen wel vervelend zijn. Terwijl je eigenlijk gewoon feedback voor die persoon hebt.” De boodschap verdwijnt in de omweg.
Daar komt bij dat veel mensen niet helder hebben wat ze eigenlijk willen bereiken met hun boodschap. Joris: “Heb ik een vraag, dan moet ik een vraag stellen. Heb ik een boodschap, dan moet ik een boodschap geven. Vaak blijft het in het midden hangen.” Zonder heldere intentie wordt elke boodschap vaag.
Wat gebeurt er als je niet helder communiceert?
Als je boodschap niet aankomt, maar de kritiek is er nog dan ontstaat er gedoe. Mensen weten niet waar ze aan toe zijn. Er ontstaat ruimte voor interpretatie, en daarmee voor misverstanden. Joris: “Als ik niet duidelijk ben, kan er geklaagd en geroddeld worden. En als ik geen voorbeeldgedrag geef, denken anderen: als die het niet doet, dan ga ik hem ook niet aanspreken.” Vaagheid is besmettelijk.
Tip 1: Weet wat je wilt zeggen voordat je het zegt
Joris: “De boodschap moet een adressering hebben. Voor de ander moet duidelijk zijn: moet ik een mening geven, mijn mond houden, of moet ik een antwoord geven op een vraag? Als dat niet duidelijk is, ontstaat er ruis.”
Dat begint bij dit voor jezelf duidelijk maken. Voordat je een gesprek ingaat: weet je wat je intentie is? Wil je iets vragen of wil je iets mededelen? Als je dat zelf niet helder hebt, wordt je boodschap dat ook niet. Neem even de tijd om je kernpunt op te schrijven. Niet drie alinea’s, maar één zin. Wat wil je dat de ander weet of doet na dit gesprek?
Tip 2: Creëer een bedding, maar verzacht de boodschap niet
Joris beschrijft hoe dat eruit kan zien: “Je kunt van tevoren al wat kwetsbaarheid tonen. Of zeggen: de vorige keer hadden we een lastig gesprek, dus bij deze leid ik het vast in, zodat de kans op gedoe zo klein mogelijk wordt.”
Op dat moment heb je de boodschap nog niet gegeven, maar de ander kan zich al voorbereiden. Je kunt zelfs vragen: ik zie dat je schrikt, heb je er ruimte voor? Als het antwoord ja is, geef je de feedback zonder omhaal.
Joris: “Het gaat om een bedding creëren om de feedback goed te laten landen. Niet om de feedback zelf al te verzachten.”
Tip 3: Let op wat je ziet bij de ander
Joris: “Letten op non-verbale signalen is essentieel. Als ik iemand vaak weg zie kijken kan ik daarop reageren door te zeggen: ik zie dat je wegkijkt en dat leidt me af, wat is er aan de hand?”
Misschien zegt de ander: ik ben even aan het nadenken over wat je vroeg. Als je het niet vraagt, vul je het zelf in. En die invulling klopt vaak niet.
Samenvatten helpt ook. Joris: “Samenvatten wordt vaak onderschat. Het is voor ons allebei een rustmoment. Het is een manier om te checken of de boodschap goed overgekomen is. En een natuurlijk moment om te vragen: heb ik hiermee alles, of missen we nog iets?”
Tip 4: Leg de lat niet te hoog
Een veelgemaakte fout is meteen het moeilijkste gesprek willen voeren. Joris adviseert het tegenovergestelde: begin klein. Geef feedback in een standaard vergadering. Benoem iets wat je opvalt zonder dat het over een groot conflict gaat.
Joris: “Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ik heb er last van dat de laatste agendapunten nooit uitgevoerd worden, omdat de vergadering altijd uitloopt. Zullen we proberen om ons meer aan de agenda en de tijd te houden? Dat is ook feedback.”
Tip 5: Spreek je intentie uit, ook als het spannend is
Joris geeft het voorbeeld van een medewerker die merkt dat een leidinggevende vaag communiceert. In plaats van erover te klagen bij collega’s, stapt die medewerker naar de leidinggevende toe: “Ik vind het spannend, maar ik hoor mezelf soms klagen over jou en ik heb nu de lef getoond om het bespreekbaar te maken. Ik merk dat je communicatie heel belangrijk vindt, en tegelijkertijd hoor ik vaak dingen via via waar ik een update van jou verwacht.”
Dat is geen aanval. Het is helder benoemen wat je ervaart en wat je nodig hebt. De boodschap is concreet en de ander kan er iets mee.
Praktijkvoorbeeld: feedback die wél aankomt
Joris vertelt over een situatie in een training. Een deelnemer had feedback voor een collega, maar durfde het niet te geven omdat eerdere gesprekken slecht waren verlopen. De ander reageerde altijd heftig en de deelnemer had de neiging om dan te verzachten of het gesprek te vermijden.
In de training oefende hij met een andere aanpak. Niet beginnen met de feedback zelf, maar met wat er de vorige keer was gebeurd. “Ik heb feedback voor je en ik vind het best spannend, want de vorige keer reageerde je behoorlijk heftig.” Pas daarna kwam de inhoud.
Het verschil: de ontvanger had de kans om zich voor te bereiden en de feedback zelf was niet ingepakt in algemeenheden. Het gesprek daarna verliep een stuk constructiever dan de eerdere gesprekken.
Wanneer is extra ondersteuning nodig?
Joris: “Heel veel kun je met elkaar in de praktijk oplossen. Collega’s kennen jou het beste in de praktijk.” Maar hij ziet ook de waarde van een omgeving buiten je eigen context. “Als je uit je context wordt gehaald en je kunt het met andere mensen hebben over je leren, dan kun je dat geleerde weer terugbrengen naar je eigen praktijk en daar met een frisse blik naar kijken.”
De PCI is een training waarin je gericht werkt aan je communicatiestijl en oefent met concrete situaties. Ook in de KIM komt communicatie uitgebreid aan bod, met de nadruk op hoe je als leidinggevende effectief en helder blijft in lastige gesprekken.
Duidelijk communiceren vraagt lef
Helder communiceren is niet hetzelfde als bot zijn. En tactvol zijn is niet hetzelfde als vaag worden. De kunst zit in het onderscheid: de bedding mag zacht zijn, de boodschap moet helder zijn. Joris: “De inhoudelijke boodschap die je te geven hebt, die zou ik zo helder mogelijk geven. Ook als het spannend is, of de kans aanwezig is dat iemand zich geraakt voelt.”
Inzichten
- Tactvol communiceren gaat niet over de boodschap verzachten. Het gaat over een goede bedding creëren zodat de boodschap landt.
- Twijfeltaal als “eigenlijk”, “misschien” en verkleinwoorden maken je boodschap vaag. Wees concreet.
- Weet vooraf wat je intentie is: heb je een vraag of een boodschap? Als je dat zelf niet helder hebt, wordt het gesprek dat ook niet.
- Begin niet met het moeilijkste gesprek. Oefen in gewone situaties en bouw van daaruit op.
- Samenvatten wordt onderschat. Het geeft beide gesprekspartners een rustmoment en voorkomt dat dingen blijven hangen.
Het begint bij jou
Om hier niet alleen over te lezen, maar het ook naar jezelf toe te trekken, helpt het om even stil te staan bij deze vragen:
- In welke situaties betrap ik mezelf op twijfeltaal? En wat zou ik eigenlijk willen zeggen?
- Wanneer heb ik voor het laatst feedback vermeden of verzacht omdat ik bang was voor de reactie?
- Hoe helder is mijn intentie als ik een gesprek inga? Weet de ander na afloop wat er van verwacht wordt?
Een kleine oefening
Denk aan een gesprek dat je de komende week moet voeren en waar je tegenop ziet. Schrijf in één zin op wat je wilt dat de ander na afloop weet of doet. Geen aanloop, geen context. Eén zin.
Bedenk vervolgens hoe je de bedding creëert. Wat zeg je vooraf om de ander voor te bereiden? En hoe zorg je dat je kernboodschap onveranderd blijft?