Je bent iets aan het uitleggen en er wordt instemmend geknikt, maar je voelt dat de boodschap niet landt. Of je merkt achteraf dat wat je zei anders geïnterpreteerd is dan hoe je het bedoelde. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Veel professionals herkennen zich in deze frustratie. In deze blog lees je wat er op zulke momenten gebeurt en geeft trainer Joris van de Griendt tips wat je tips hoe je de boodschap wél effectief over kunt brengen.
Zeker in een tijd waarin werkdruk hoog is en communicatie versnipperd plaatsvindt; digitaal, hybride, verschillende communicatiekanalen tegelijk, is het belangrijk het om bewust te kijken naar hoe je iets zegt en niet alleen naar wat je zegt.
Waarom is je boodschap goed overbrengen soms zo lastig?
Een boodschap landt niet automatisch op de manier waarop jij het bedoelt. Verschillen in communicatiestijl spelen mee, net als aannames, tempo, cultuur en persoonlijke gevoeligheden. En dan zijn er nog de interne factoren: spanning, irritatie, vermoeidheid of haast. Je neemt ze mee het gesprek in, of je dat nu wilt of niet.
We zijn vaak geneigd vooral naar buiten te kijken. Proberen de ander te bereiken zonder zelf goed geland te zijn. Joris: “Mensen denken vaak: ik heb geen contact met de ander, maar slaan zichzelf over.” Als je jezelf overslaat, komt je boodschap minder stevig aan. Maak eerst contact met jezelf. Besteed aandacht aan je ademhaling, voel hoe je erbij zit. Als je dat overslaat, kan je boodschap platter of harder worden dan je wilt. Je woorden kloppen wel, maar je expressie niet. En de ander reageert ook op die expressie, niet alleen op de inhoud.
Hetzelfde geldt voor intentie. Soms wil je iets zakelijks zeggen, terwijl er nog iets anders in je meespeelt. “Als ik eigenlijk nog boos ben en dat inhoudelijke punt wil maken, dan is mijn intentie niet helder,” zegt Joris hierover. De ander voelt dat verschil meteen. Het maakt een boodschap onzuiver, zelfs wanneer de woorden precies goed gekozen lijken.
Wat gebeurt er als je boodschap niet effectief overkomt?
Als een boodschap niet landt, ontstaan er misverstanden die zelden uit zichzelf verdwijnen. Je ziet collega’s afhaken of defensief reageren. Een gesprek dat klein begon, wordt groter dan nodig. Taken worden anders uitgevoerd dan bedoeld. Je merkt dat je op een later moment opnieuw moet uitleggen wat je eerder al hebt gezegd. Daarmee verliest iedereen tijd en energie.
Het effect daarvan is niet alleen praktisch. Het raakt ook aan vertrouwen. Wanneer boodschappen vaker verkeerd landen, worden mensen voorzichtiger. Ze houden zich in en spreken zich minder uit, of trekken zich juist terug.
Drie strategieën om je boodschap effectief over te brengen
Hieronder drie manieren die je helpen om je boodschap helderder en rustiger over te brengen.
Tip 1: Stem je boodschap af op je ontvanger
Een boodschap staat nooit op zichzelf. Hij komt altijd terecht in de binnenwereld van de ander. Wat iemand al weet, hoe iemand zich voelt, wat er op dat moment speelt: het kleurt hoe jouw woorden gehoord worden. Daarom helpt het om niet meteen te beginnen met zenden, maar even in te checken. Bij jezelf en bij de ander.
Het begint bij jouw eigen aanwezigheid. Even bewust ademen en voelen hoe je erbij zit. Vanuit daar kun je afstemmen: wat heeft deze persoon nu nodig om de boodschap te kunnen ontvangen? Joris vertelt hoe mis het kan gaan wanneer dat niet gebeurt: een medewerker die iets belangrijks deelt op vrijdag om half vijf, terwijl de leidinggevende op is. “Het moment is dan niet handig. Je bent moe. De ontvanger Je hebt je hele lijf overgeslagen en niet gekeken wat de ander nodig heeft om de boodschap te ontvangen.”
Zorg ervoor dat je naast de inhoud van de boodschap ook aandacht besteed aan timing, aandacht en rust.
Tip 2: Maak je boodschap concreet en kernachtig
Een boodschap wordt sterker wanneer je teruggaat naar wat je echt wilt zeggen. Laat weg wat afleidt en houdt over wat klopt. Dan krijgen woorden ruimte om te landen.
Sommige mensen ontdekken hun gedachten hardop. Anderen pas als ze schrijven. “Dat verschil doet er niet toe”, zegt Joris. “Wat telt, is dat je de vorm kiest die je helpt om scherp te worden. Wat voor jou werkt, maakt je boodschap natuurlijker.”
Helder communiceren vraagt dat je jargon vermijdt en dat je intentie zichtbaar is in je toon. “Zorg dat je expressie kloppend is bij de inhoud van je boodschap,” Als die twee niet overeenkomen, voelt de ander dat.
Tip 3: Check actief of je boodschap is aangekomen
Veel miscommunicatie ontstaat doordat we denken dat de ander ons wel begrepen heeft. Terwijl je dat pas weet als je het checkt. Stel die checkvraag niet als controle, maar als uitnodiging. Door bijvoorbeeld te vragen wat iemand heeft gehoord en wat het met de ander doet. Het gesprek wordt daarmee rustiger en gelijkwaardiger. En je voorkomt dat je later terug moet naar iets wat je nu al samen kunt afstemmen.
Een praktijkvoorbeeld: van miscommunicatie naar verbinding
Een leidinggevende geeft op een kordate en efficiënte manier feedback en vertrekt met het idee dat het gesprek helder was. Later blijkt dat de medewerker vooral spanning heeft ervaren en daardoor niet alles kon meenemen. In een volgend gesprek kiest de leidinggevende bewust een ander moment. De intentie wordt vooraf uitgesproken en tijdens het gesprek wordt gecheckt of de boodschap aankomt. Dat verandert de dynamiek. De medewerker voelt meer rust en kan beter luisteren. Het gesprek krijgt focus en wordt concreter.
Wanneer is extra ondersteuning nodig?
Soms blijven dezelfde patronen terugkomen. Je merkt dat gesprekken stroever lopen dan je wilt, of dat de inhoud vaak niet landt zoals jij bedoelt. Dat zijn signalen dat extra begeleiding kan helpen. Coaching of een training kan dan helpen om je te helpen inzicht te krijgen waar de schoen wringt. De training Persoonlijke Communicatie en Interactie (PCI) gaat over de essentie van jouw communicatie en kan je hierbij helpen.
Boodschap overbrengen is leiderschap in actie
Een boodschap die echt overkomt, begint bij jou. Bij hoe je aanwezig bent. Hoe je je woorden kiest. Bij de ruimte die je maakt om te luisteren en afgestemd te blijven. Het is een vorm van leiderschap. Door helder te zeggen wat gezegd moet worden en tegelijk open te blijven naar wat het gesprek vraagt.
Inzichten
- Afstemmen begint bij jezelf, niet bij de ander.
- Eenvoudige en kloppende taal blijft beter hangen dan ingewikkelde formuleringen.
- Een heldere intentie maakt je boodschap rustiger en preciezer.
- Door actief te checken wat de ander hoort voorkom je misverstanden.
- Oefenen in kleine momenten maakt grote gesprekken lichter.
Het begint bij jou. Reflectie.
Om hier niet alleen over te lezen, maar het ook naar jezelf toe te trekken, helpt het om even stil te staan bij deze vragen:
- Hoe controleer jij op dit moment of je boodschap is aangekomen?
- Wanneer voelde jij je zelf niet gehoord, en wat deed dat met jouw manier van communiceren?
- Wat kun je morgen anders doen om je boodschap helderder neer te zetten?
Een kleine oefening.
Kies een boodschap die je de komende week wilt overbrengen. Schrijf de kern ervan op. Sta stil bij je intentie. Bedenk wat de ander nodig heeft om deze boodschap te kunnen ontvangen. Spreek hem uit op een moment dat klopt, niet gehaast maar bewust. En vraag afsluitend: wat heb je gehoord?