In de mail staat: “Kun je dit meteen doen?” Een simpele vraag. Maar de ontvanger leest: ik wil dat je het nu doet. Er sluipt een toon in die er niet staat. Een lading die de afzender niet zo heeft bedoeld. En vanaf dat moment loopt het gesprek scheef, zonder dat iemand het doorheeft.
Trainer Joris van de Griendt herkent dit voorbeeld van situaties die hij van deelnemers hoort. “De lading en de emotie plakken mensen vaak zelf op een boodschap die ze ontvangen, terwijl dat compleet anders kan zijn dan de intentie van de zender was.” Joris ziet dat zowel bij livegesprekken als bij digitale communicatie. In deze blog lees je waarom miscommunicatie zo hardnekkig is en wat je eraan kunt doen.
Laten we even stilstaan
Miscommunicatie is zelden het gevolg van onwil. Het ontstaat omdat ons brein is ingericht op efficiëntie. Om snel te kunnen reageren maakt je brein voortdurend voorspellingen op basis van eerdere ervaringen. Meestal werkt dat prima. Je hoeft niet elke keer opnieuw te bedenken hoe een vergadering werkt of wat een collega bedoelt met “kunnen we even overleggen”.
Maar datzelfde mechanisme zorgt ervoor dat je aannames maakt die niet kloppen. Je vult in wat de ander bedoelt op basis van hoe het vorige gesprek verliep. Of je interpreteert een kort appje als afwijzing, terwijl de ander gewoon haast had. Joris: “Wees je er van bewust dat je aannames hebt en dat die niet waar hoeven te zijn. Heel veel van wat we denken en aannemen klopt gewoon niet.”
Waarom miscommunicatie zo vaak voorkomt
Iedereen communiceert vanuit een eigen filter. Wat jij zegt is niet per se wat de ander hoort. Joris: “Als ik iemand iets hoor navertellen waar ik zelf ook bij was, dan hoor ik soms zo’n andere lading dat ik denk: ik heb dat heel anders beleefd.”
Daar komen verwachtingen bij die niet uitgesproken zijn. De ene collega stuurt een appje en verwacht een bevestiging. De andere leest het bericht en denkt: ik heb het gezien, dat is genoeg. Geen van beiden heeft het er ooit over gehad. Dat verschil in verwachting is geen onwil. Het is simpelweg niet besproken.
En dan is er de tunnelvisie. Joris: “Door één prikkel of trigger kun je in een tunnelvisie komen. Daar kom je vaak pas weer uit door een reality check.” Wie eenmaal een aanname heeft gedaan, ziet overal bevestiging van die aanname. Dan wordt het een self-fulfilling prophecy: als je ervan uitgaat dat een gesprek slecht zal gaan, ga je er zo in zitten dat het vaak ook slecht gaat.
De gevolgen van miscommunicatie
Als aannames niet gecheckt worden en verwachtingen niet uitgesproken, gaan dingen onder water spelen. Er wordt geklaagd in de wandelgangen in plaats van dingen uitspreken aan tafel. Collega’s trekken zich terug of gaan steeds minder communiceren. De samenwerking stokt door kleine misverstanden die zich opstapelen.
Het vervelende is dat je het vaak pas merkt als de irritatie al hoog is opgelopen. Dan is het lastiger om het gesprek alsnog open te voeren.
Tip 1: Wees licht achterdochtig over je eigen aannames
Joris: “Aannames werken vaak goed om efficiënt te functioneren. Maar wees je er bewust van dat je ze hebt. En blijf uitzoomen door bij jezelf te checken en dan bij de ander.”
Het signaal dat je in een aanname zit, is vaak dat je ergens last van hebt. Je bent geïrriteerd over een collega of je hebt een oordeel nog voordat het gesprek begonnen is. Dat is het moment om te pauzeren en te vragen: klopt dit wel? Of zit ik in een patroon?
Joris adviseert om in zulke momenten je intentie uit te spreken. “Je kunt zeggen: ik moet eerlijk zijn, ik zag op tegen dit gesprek. Ik had de aanname dat het net zo zou gaan als vorige week. Maar ik wil er graag met andere energie in zitten.” Dat doorbreekt de tunnelvisie, voor jezelf en voor de ander.
Tip 2: Check of je boodschap is aangekomen
Joris: “Ik kan jarenlang met een collega werken en denken: ik zeg dit toch altijd duidelijk. Maar als ik nooit check of de ander het goed begrepen heeft, kan dat in de praktijk heel erg tegenvallen.”
Ga er niet vanuit dat de ander hetzelfde denkt of werkt als jij. Iemand zegt “ja” maar je voelt een aarzeling. Check dan of het een echte ja is. Iemand zegt “ik kom erop terug” maar je weet uit ervaring dat het er vaak bij inschiet. Spreek dan een concreet moment af. Niet om te controleren, maar om helderheid te creëren.
Samenvatten helpt als rustmoment. Joris: “Ik vat samen om te checken of we hetzelfde hebben gehoord en afgesproken. Maar ook voor mezelf, om te weten: zijn we klaar, of missen we nog iets?” Wie dat niet doet, loopt het risico dat beide gesprekspartners het gesprek verlaten met een ander beeld van wat er is afgesproken.
Tip 3: Spreek verwachtingen uit in plaats van ze te veronderstellen
Joris: “Als iemand zegt ‘ik kom erop terug’ en je weet dat dat vaker niet gebeurt, pak dan ook door. Spreek een deadline af, omdat het de vorige keer te lang heeft geduurd. Ik kom erop terug is geen afspraak. “Ik mail je donderdag voor 12 uur” wel. Wie dat verschil niet benoemt, creëert ruimte voor teleurstelling aan beide kanten.
Dat geldt ook voor de manier waarop je met elkaar communiceert. De ene collega wil bij elk bericht een bevestiging, de andere vindt dat overbodig. Geen van beiden heeft het verkeerd. Maar als je het er niet over hebt, blijf je langs elkaar heen werken.
Tip 4: Stem je communicatie af op de ander
Niet iedereen communiceert op dezelfde manier. De ene collega heeft details en inhoud nodig om in beweging te komen. De andere heeft een kort gesprek nodig om eerst even te landen. Wie daar geen rekening mee houdt, creëert ruis zonder het te beseffen.
Joris: “Ik had een collega die tegen me zei: doordat ik weet dat jij wat meer last hebt van afleiding, communiceer ik nu anders tegen jou. Concreter. Met een heldere vraag en een duidelijke deadline.” Dat is geen extra moeite. Het is aandacht voor hoe de ander het beste functioneert.
Tip 5: Zie feedback als middel om samen verder te komen
Joris: “Het belang van feedback is niet dat de ander verandert, maar dat je samen de samenwerking en de communicatie verbetert. Je hebt altijd een bepaalde afhankelijkheid in taak en werkcontext. Je werkt in dezelfde organisatie en je hebt gedeelde belangen.”
Dat uitgangspunt maakt het makkelijker om feedback te geven. Het gaat niet over gelijk krijgen of de ander corrigeren. Het gaat over samen effectiever worden. Wie feedback zo inzet maakt het tot een normaal onderdeel van samenwerken.
Praktijkvoorbeeld: van aanname naar openheid
Joris vertelt over een collega die een vraag had uitgezet bij een externe partij. De collega had de vraag doorgestuurd, maar koppelde dat niet terug. Joris wachtte op een reactie en merkte dat hij een oordeel begon te vormen: waarom hoor ik niets?
Toen hij het checkte, bleek de vraag allang te zijn doorgestuurd. De collega wachtte op antwoord van de externe partij en ging ervan uit dat dat duidelijk was. Twee verschillende verwachtingen over terugkoppeling. Geen onwil, gewoon een kwestie van een onuitgesproken verwachting wat er met elkaar gecommuniceerd werd.
Wie niet checkt, bouwt een verhaal op basis van aannames. Wie wel checkt, voorkomt de opbouw van onnodige irritatie.
Wanneer is extra ondersteuning nodig?
Joris: “Heel veel kun je met collega’s in de praktijk oplossen. Daarnaast is het leerzaam en werkt verbindend om met mensen uit andere contexten het over dezelfde problematiek te hebben.”
In de PCI werk je gericht aan je communicatiestijl en oefen je met concrete situaties uit je eigen praktijk. Ook in de KIM komt communicatie aan bod, met de nadruk op hoe je als leidinggevende helder en effectief blijft als het spannend wordt.
Samen bouwen aan heldere communicatie
Miscommunicatie voorkom je door je bewust te worden van je eigen aannames en te checken of de ander hetzelfde heeft gehoord als wat jij hebt gezegd. Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt aandacht in elke interactie.
Joris: “Wees er bewust van dat je waarneming echt gefilterd is. En dat je door één trigger in een tunnelvisie kunt komen waar je vaak pas weer uit komt door een reality check.”
Inzichten
- Je brein maakt voortdurend voorspellingen op basis van eerdere ervaringen. Wees je bewust van die filter.
- Miscommunicatie ontstaat vaker door wat niet gezegd wordt dan door wat wel gezegd wordt.
- Check je aannames. Als je ergens geïrriteerd over bent, is dat vaak het signaal dat je in een patroon zit.
- Samenvatten helpt. Het is een rustmoment dat voorkomt dat je het gesprek verlaat met twee verschillende versies van dat gesprek.
- Feedback gaat niet over de ander veranderen. Het gaat over samen de samenwerking verbeteren.
Het begint bij jou
Om hier niet alleen over te lezen, maar het ook naar jezelf toe te trekken, helpt het om even stil te staan bij deze vragen:
- Welke aanname over een collega heb ik de afgelopen week gemaakt zonder het te checken?
- Waar verwacht ik iets van een ander wat ik nooit heb uitgesproken?
- In welk gesprek had samenvatten een misverstand kunnen voorkomen?
Een kleine oefening
Denk aan een recent gesprek dat niet liep zoals je had gehoopt. Schrijf kort op wat je verwachtte en wat er werkelijk gebeurde. Kijk vervolgens naar het verschil. Was er een aanname die je niet hebt gecheckt? Of een verwachting die je niet hebt uitgesproken?
Neem je voor om het deze week één keer anders te doen. Check een aanname of spreek een verwachting uit. En kijk wat er verandert.