Je kent het moment. Er ligt iets belangrijks op tafel. Jij hebt een punt dat ertoe doet. Je voelt dat je eigenlijk iets moet zeggen, maar precies op het moment zelf stokt er iets. Je wacht te lang. Je wordt overruled. Of je zegt iets, maar niet zoals je het bedoelde. En achteraf baal je van jezelf en denk je: waarom sprak ik me niet uit.
Veel professionals en leidinggevenden herkennen dit. Je wilt je stem laten horen, maar je wilt niet te fel worden of botsen. In deze blog kijken we naar wat helpt om je op een rustige en effectieve manier wel uit te spreken wanneer het ertoe doet.
Laten we eerst even stil staan bij waarom dit zo lastig is. Trainer Joris van de Griendt zegt: “Mensen veroordelen zichzelf achteraf, maar ook vooraf. Ze vullen al in dat ze zich niet zullen uitspreken.”
En dat gebeurt vaak voordat het gesprek überhaupt begonnen is. Volgens Joris begint effectief uitspreken dan ook niet in het moment zelf, maar eerder: “Hoe eerder je doorhebt: morgen om drie uur zit ik in die meeting, en ik weet nu al dat dit een belangrijk moment wordt, maak dan ruimte om jezelf voor te bereiden.”
Juist nu we meer hybride werken en veel digitaal overleggen is de manier waarop we met elkaar communiceren veranderd en meer versnipperd geworden. Dat maakt het vaak lastiger om je punt goed over te brengen, helemaal als je dat spannend vindt.
Waarom is effectief uitspreken zo’n uitdaging?
Uitspreken raakt aan zichtbaarheid. Je laat jezelf zien, je neemt ruimte in. Dat maakt het spannend, want het kan ook anders gaan dan je wilt. Je wordt onderbroken of er is weerstand die je niet verwacht had.
Ook kun je door angst voor conflict of weerstand iets laten gaan. Je denkt bijvoorbeeld ‘iemand anders zegt het wel’ of ‘het is niet zo belangrijk’. Maar vaak weet je het al. Dat die ene collega wel de ruimte pakt. Of dat jouw punt ondersneeuwt in een volle agenda. Toch doe je niks. Je eigen referentiekader speelt daarbij een grote rol. We vullen in hoe de ander gaat reageren. En op basis van aannames houden we al bij voorbaat onze mond of zetten we een onderwerp niet actief op de agenda.
De gevolgen van niet effectief uitspreken op het juiste moment
Wanneer je je niet uitspreekt op het moment waarop het ertoe doet, verlies je invloed. Het gesprek gaat door zonder jouw perspectief. Je verlaat de meeting met een knagend gevoel. Je merkt dat je later harder moet werken om je punt alsnog in te brengen. En soms gaat het punt zelfs helemaal verloren.
Op organisatieniveau kan dit leiden tot besluiten die niet kloppen, frustraties die in de lucht blijven hangen. En achteraf het gevoel dat je het wist, dat je het voelde maar dat je toch niet je uitsprak.
Zoals Joris zegt hierover: “Bijsturen in het moment is de tip.”
Als je dat niet doet, laat je kansen liggen die vaak niet meer terugkomen.
Drie strategieën om effectief uit te spreken als het ertoe doet
Effectief uitspreken vraagt om helder te zijn over wat je ziet en voelt en dit uit te spreken. Hieronder drie strategieën die direct toepasbaar zijn en volledig aansluiten op wat Joris in het transcript benadrukt.
Tip 1: Bereid je boodschap bewust voor
Zodra je weet dat er moment aankomt dat er voor jou toe doet, is het belangrijk om je daar op tijd op voor te bereiden. Niet alleen op de inhoud, maar ook op hoe je in die meeting zit. Bedenk vooraf wat de kern van jouw punt is en noteer dit bijvoorbeeld in bullets op een briefje.
Joris: herken bij jijzelf dat wanneer bijvoorbeeld het tweede agendapunt op tafel komt, ik zorg dat ik als eerste mijn punt maak.”
Tip 2: Kies voor open en verbindende communicatie
Effectief uitspreken is niet het er door drukken van jouw punt. Door te kiezen voor open communicatie en de verbinding te zoeken word je effectief. Merk je bijvoorbeeld dat het niet helemaal goed gaat? Dan kun je jezelf onderbreken en iets opnieuw zeggen. Joris: “het is vaak een eye opener dat je tijdens een gesprek of overleg een time-out kunt nemen. Zeg bijvoorbeeld dingen als “Oh wacht even, ik zeg dit te fel. Ik zeg het opnieuw.”
“Ik wil dit even benadrukken, want ik bedoel dit.” Hiermee kies je bewust hoe je een boodschap wil overbrengen.”
Door feiten en gevoelens te scheiden en die ook zo te benoemen voorkom je ruis en zorg je ervoor dat de ander ook open kan communiceren.
Tip 3: Oefen met kleine stappen buiten je comfortzone
Door te oefenen op momenten die minder spannend zijn, wordt het makkelijker om je effectief uit te spreken als je het spannend vindt. Neem één keer bewust als eerste het woord. Leg een keer iets op tafel waarvan je normaal zou denken: laat maar.
Oefenen met die kleine bijsturingen maakt dat het steeds makkelijker gaat.
Effectief uitspreken in een teamoverleg
Je zit in een overleg waarvan je vooraf wist: dit wordt een belangrijk moment. Eerdere keren hield je je stil, omdat je wist dat twee collega’s meestal het voortouw nemen. Deze keer heb je voorbereid wat je wilt zeggen. Het agendapunt komt. Je neemt als eerste het woord. Niet harder, niet zwaarder, maar bewuster. De sfeer verandert. Je wordt gehoord. Je punt staat.
Joris: “Ook in het moment zelf kan het lastig zijn. Je voelt iets, maar je begrijpt het nog niet helemaal. Je merkt iets aan je lijf maar je snapt het niet precies… dat zijn allemaal signalen voor een time-out.”
In de trainingen oefen je met een acteur om je uit te spreken en om bewust voor time-outs te kiezen. Het oefenen zorgt ervoor dat deelnemers zich dit zo eigen maken dat het toepassen in de praktijk steeds makkelijker gaat. Een deelnemer gaf bijvoorbeeld terug dat hij het vaak moeilijk vond om zich uit te spreken bij een dominante collega. Door deze situatie te oefenen durfde hij in de praktijk ook feiten en gevoelens te scheiden. Door vooraf regie te pakken en aan te geven dat hij bij een bepaald punt als eerste het woord wil nemen lukte het hem ook zich ook bij meetings waar deze collega aanwezig was zich uit te spreken over wat voor hem belangrijk was.
Blijft het probleem zich voordoen?
Soms lukt het, ondanks voorbereiding en oefening, nog niet zoals je wilt. Je blijft je onzeker voelen in bepaalde overleggen of vind het nog vaak lastig je duidelijk uit te spreken. Dan kan het helpen om te oefenen in een veilige omgeving met feedback. De training Persoonlijke Communicatie en Interactie (PCI) kan je daar bijvoorbeeld bij helpen. Of, als je dit als leidinggevende verder uit wil diepen, de KIM.
Jouw stem doet ertoe
Door je uit te spreken, ook als je het spannend vindt, draag je bij aan het geheel. Door jouw perspectief in te brengen voeg je waarde toe. Hoe maak jij verschil door je uit te spreken?
Inzichten
- Effectief uitspreken begint al vóór het gesprek.
- Je lichaam geeft vaak eerder een signaal dan je woorden.
- Je mag jezelf onderbreken, herstellen en opnieuw beginnen.
- Kleine stappen bouwen het vertrouwen op voor grote momenten.
- Je leert het door te doen, niet door erover na te denken.
Het begint bij jou. Reflectie.
Om hier niet alleen over te lezen, maar het ook naar jezelf toe te trekken, helpt het om even stil te staan bij deze vragen:
- Wanneer heb je je voor het laatst niet uitgesproken terwijl je wist dat het ertoe deed?
- Wat maakte dat je op dat moment afhaakte?
- Welk moment dat ertoe doet komt er binnenkort aan? En hoe kun je je daarop voorbereiden?
Een kleine oefening.
Kies een meeting of gesprek dat binnenkort komt. Een moment waarvan je nu al weet: hier wil ik me ergens uitspreken. Bepaal voor jezelf: wat is mijn kernboodschap? Wat wil ik dat de ander weet, voelt of doet?
Schrijf één zin op die je sowieso wilt uitspreken en oefen die hardop. Bijvoorbeeld voor de spiegel of met een collega. Geef jezelf toestemming om het niet perfect te laten gaan. Het hoeft niet in één keer goed te gaan, je hebt de eerste stap gezet door bewust te oefenen.