Nog een uur tot de volgende meeting en je hebt eindelijk tijd om met dat voorstel aan de slag te gaan. Dan komt er een Teams-bericht binnen. Net als je dat wilt wegklikken, komt er een WhatsApp bericht binnen en terwijl je die leest wordt je gebeld. Tegen de tijd dat je je aandacht weer bij je scherm hebt, is het een half uur later en moet je er weer in komen.
Veel professionals herkennen dit gevoel: altijd aan staan en overweldigd door alle prikkels en verwachtingen. In deze blog neemt trainer Sabine van Dijk je mee in de vraag hoe je gefocust én ontspannen kunt werken. Voor haar is flow de sleutel: het moment waarop denken, voelen en doen op één lijn liggen. Van daaruit ga je anders kijken naar waar je energie op een werkdag naartoe gaat.
Laten we even stilstaan bij
Onze werkdag is in een paar decennia flink veranderd. Sabine: “Vroeger hadden we twee postbussen, nu hebben we meer dan 20 kanalen waarop berichten binnenkomen.” Je hoofd krijgt dagelijks een hoeveelheid signalen te verwerken die een paar jaar geleden onvoorstelbaar was. Kijk naar het programma Zomergasten. Eén persoon die drie uur aan het woord is, daar kunnen we onze aandacht nauwelijks nog bijhouden.
Daar komt hybride werken bij, en de verwachting dat je overal en altijd bereikbaar bent.
Waarom is ontspannen en gefocust blijven zo’n uitdaging?
Een deel van het antwoord ligt in de context. Constante afleiding, hoge werkdruk, perfectionisme en de neiging om altijd bereikbaar te zijn, werken allemaal op hetzelfde mechanisme. Je aandacht wordt opgeknipt in kleine stukjes en je krijgt nooit lang genoeg de tijd om ergens echt in te verdiepen.
Sabine ziet in haar training dat mensen minder lang gefocust blijven dan pakweg tien jaar geleden. Ons brein raakt getraind in snel schakelen, en bij veel van die sprongen raak je een stukje focus kwijt. Aandachtige diepgang wordt steeds vaker vervangen door een soort mentale zapcultuur.
Sabine geeft als tip om gefocust te werken het drieluik: denken, voelen en doen. Flow ontstaat wanneer die drie op één lijn staan. Zodra één van de drie te veel ruimte krijgt, loopt de flow vast.
Te veel denken bijvoorbeeld kan kantelen naar piekeren. Soms zijn het de emoties die de aandacht opslokken, en dan heb je geen ruimte meer voor de taak zelf. In andere gevallen ren je juist als een kip zonder kop door een project heen, zonder dat je vooraf helder hebt bedacht wat je eigenlijk wilde bereiken.
Wat gebeurt er als je niets doet aan deze uitdaging?
Als je lang in dezelfde opgejaagde toestand blijft hangen, gaat dat ten koste van je effectiviteit. Sabine: Je maakt meer fouten. Taken die eerder vlot verliepen, gaan moeizaam. Als dat langere periodes doorgaat kan je motivatie ook minder worden.
De gevolgen stoppen niet bij jou. Een leidinggevende die zelf geen rust meer vindt, legt die onrust onbewust ook in het team. Teamleden volgen vaak het tempo van hun leider,of vinden dat ze dat moeten doen, zeker in stressvolle periodes. Op de lange termijn kan die dynamiek zelfs tot uitval leiden.
Drie strategieën om beter te focussen én beter te ontspannen
Flow vraagt om de juiste condities. Onderstaande drie strategieën helpen je die condities te creëren, zodat je focus vanzelf meer ruimte krijgt.
Tip 1: creëer duidelijke werk- en ontspanningsmomenten
Sabine gebruikt hiervoor een beeld: “Inspanning is fijn bij de gratie van weten dat je uit de ontspanning komt en straks naar de ontspanning gaat.” Werken wordt dan een boek met voorkaft en achterkaft. Zonder die begrenzing blijft werken een open einde, zonder rustpunt om naar terug te keren.
Een praktische aanpak die veel mensen helpt is de Pomodoro-techniek: twintig minuten gefocust werken, gevolgd door vijf minuten pauze. Na drie van die rondjes neem je een langere pauze van een kwartier. Het werkt omdat je brein weet dat er snel weer een rustmoment komt.
De invulling van die pauze maakt verschil. Sabine: “Natuur is altijd ontspanning.” Zelfs wie niet naast een bos woont, komt al een heel eind met een rondje buiten. Even uit het raam kijken of zelfs de de planten water geven kan ook, als je met je hoofd maar echt van je taak af bent.
Grenzen stellen hoort daar ook bij. Zeggen dat je de komende drie kwartier niet beschikbaar bent, is geen gebrek aan collegialiteit. Sabine: “Als je altijd beschikbaar bent voor een ander, ben je het niet voor jezelf.”
Tip 2: oefen met aandacht en ademhaling
Je brein is te trainen in het vasthouden van aandacht. Dat kun je doen door het beoefenen van mindfulness. Een vorm daarvan is het volgen van je ademhaling. En als je aandacht wordt afgeleid, merk je op waar je gedachten naartoe zijn gedreven en je brengt ze weer rustig naar de ademhaling. Sabine: “Het vraagt training, maar dan merk je op een gegeven moment dat je minder vaak afgeleid bent.”
Mindfulness draait om een klein stukje ruimte maken tussen prikkel en reactie. Die ruimte brengt je aandacht weer onder controle.
Je ademhaling is überhaupt een geweldig instrument.. Een paar rustige ademteugen brengen je terug in het moment. Bv de box ademhaling (4 tellen inademen, 4 tellen vasthouden, 4 tellen uit en 4 tellen vasthouden en opnieuw. Het mechanisme is eenvoudig: je ademhaling fungeert als een directe toegang tot de ‘rustknop’ van je zenuwstelsel. Het is de brug tussen je autonome en somatische zenuwstelsel. Sabine verwijst hiervoor naar de polyvagaaltheorie, die in de APK-training aan bod komt. Een beetje spanning helpt je scherp te blijven, zolang er ook regelmatig momenten zijn waarin het systeem weer in de ruststand kan komen.
Een andere eenvoudige oefening om te proberen is de 3 minuten ademruimte. Dat is een oefening om uit de automatische piloot te komen.
Tip 3: zet je omgeving naar je hand
Veel aandacht raak je kwijt omdat de ruimte om je heen continu om aandacht vraagt. Sabine deelt hierover een herinnering uit haar studietijd: “Toen ik studeerde, ging ik voor ik ging leren voor een tentamen mijn hele kamer opruimen en de ramen lappen.” Dat klinkt misschien overdreven, maar het laat het principe goed zien. Net als het spreekwoord: een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd. Je werkplek kan je helpen of hinderen.
Dat geldt voor je fysieke werkplek en net zo voor je digitale werkplek. Zet notificaties uit en leg je telefoon uit zicht. Een bordje “niet storen” past in sommige teamculturen prima. Elke afleiding die je weghaalt, maakt ruimte voor concentratie.
Afleiding hoef je niet weg te bestraffen als die toch opkomt. Sabine: “Weet waardoor je wordt afgeleid en breng jezelf weer terug.” Het opmerken dat je bent afgedwaald, is al de start van je terugkeer.
Een praktijkvoorbeeld: zo werkt het in de dagelijkse praktijk
Sabine noemt een situatie die veel professionals herkennen: de week vóór je vakantie. Je werkt geconcentreerd en plots lukt wat weken niet lukte. Er is urgentie om klaar te zijn voordat je weggaat, en tegelijk is er ontspanning in zicht.
In die combinatie kun je veel. Intrinsieke motivatie om iets af te ronden, samen met het zachte vooruitzicht van rust, levert flow op. De rest van het jaar missen we vaak de tweede helft van die combinatie. De inspanning is er wel. De ontspanning komt er in veel werkweken simpelweg niet van.
Wanneer is extra ondersteuning nodig?
Als je blijft vastzitten in dezelfde opgejaagde modus, of als de concentratieproblemen je werk structureel raken kan een training je verder helpen. In de APK-training bijvoorbeeld krijg je ruimte om te kijken naar wat je aandacht continu wegtrekt en krijg je manieren aangereikt om hier mee om te gaan .
Conclusie: balans tussen focus en ontspanning als sleutel tot leiderschap
Gefocust én ontspannen werken is een vaardigheid die je ontwikkelt door bewuste keuzes te maken. Keuzes over hoe je je dag indeelt en over hoe je je omgeving inricht zodat je hoofd er niet constant wordt uitgetrokken.
Voor leiders maakt dat een groot verschil. Wat jij aan gedrag laat zien, geeft anderen toestemming om hetzelfde te doen. Een team voelt het wanneer een leider opgejaagd rondloopt, en het voelt het evengoed wanneer er rust is.
Sabine: “No attachment to the outcome.” Minder vasthouden aan het resultaat geeft je mentale ruimte om te zien wat zich aandient. Daar zit de kern van de balans tussen aandacht en ontspanning.
Hoe zorg jij voor die ademruimte in jouw werkdag?
Inzichten
- Flow ontstaat wanneer denken, voelen en doen op één lijn staan. Zodra één van de drie te veel ruimte krijgt, loopt het vast.
- Inspanning werkt goed als er ook ontspanning tegenover staat. Ze horen bij elkaar, als voorkaft en achterkaft van een boek.
- Je brein is te trainen in het vasthouden van aandacht. Elke keer dat je terugkeert naar de taak, wordt die aandachtspier iets sterker.
- Een prikkelarme omgeving maakt concentratie veel makkelijker dan een omgeving vol notificaties.
- Een beetje spanning helpt je scherp te blijven. Continue spanning put je uit.
Het begint bij jou. Reflectie.
Om hier niet alleen over te lezen, maar het ook naar jezelf toe te trekken, helpt het om even stil te staan bij deze vragen:
- Wanneer merk jij dat je focus wegglijdt, en wat gebeurt er dan in je hoofd?
- Wat helpt jou om echt te ontspannen binnen een werkdag, ook als die vol zit?
- Welke afleiding zou je morgen alvast bij de bron kunnen aanpakken?
Een kleine oefening.
Elimineer komende week minstens één bron van afleiding. Zet bijvoorbeeld bewust een blok van bijvoorbeeld twee uur alle notificaties uit, zet je telefoon op stil, je agenda op niet beschikbaar en merk wat doet met je focus en de aandacht voor je werk. Pak in dat blok korte pauzes en gebruik die om bijvoorbeeld de 3 minuten ademhalingsoefening te doen of om te bewegen en de planten met aandacht water te geven.